Volles Postfach 07.08.2015, 08:00 Uhr

Fünf Tipps, wie Sie die E-Mailflut überstehen

Das Gefühl, in einer Flut von E-Mails regelrecht zu ertrinken kennen viele. Kaum hat man die ersten Nachrichten beantwortet, ist das Postfach schon wieder voll. Gibt es eine Lösung für dieses Dilemma?
Bloß nicht in der E-Mailflut ertrinken
(Quelle: Shutterstock.com/Sybille Yates)
Jeder, dessen Arbeitsplatz sich in einem Büro befindet, kennt diese Situation zur Genüge. Man fährt morgens seinen Rechner hoch, öffnet das Postfach und möchte es am liebsten gleich wieder schließen. Eine Menge neuer Nachrichten belagert das Postfach. Trotzdem führt am täglichen abarbeiten der E-Mails kein Weg vorbei. Über den Tag hinweg antwortet man auf die eingegangenen Nachrichten, aber es kommen immer wieder neue Mails hinzu. Das Gefühl, wieder mal nicht fertig zu werden, stellt sich ein. Der Stresslevel steigert sich dadurch enorm,  andere Aufgaben bleiben liegen und Zeit geht verloren. Bedingt dadurch, beklagen sich die meisten Angestellten und Führungskräfte über das zu hohe E-Mail-Aufkommen. Im Zeitalter der Datenflut ist es aber nahezu unmöglich bei der persönlichen Kommunikation auf Mails zu verzichten. Wie könnte also eine Lösung diese Dilemmas aussehen?
Der richtige Umgang mit einer zunehmenden Anzahl an Mails ist nicht ganz einfach. Der Such-Tool-Anbieter Lookeen.de nennt fünf Tipps, die sich schnell und problemlos am Arbeitsplatz umsetzen lassen. Zugegeben: Auch in Zukunft werden Sie durch die folgenden Ratschläge morgens kein leeres Postfach vorfinden. Trotzdem sollte es Ihnen gelingen ihre Zeit damit besser zu organisieren, den Stresslevel zu senken und die E-Mailflut zu bändigen.
Mails gebündelt beantworten
Viele Mitarbeiter gehen im Büroalltag so vor, dass Sie jede E-Mail, die den Weg in den eigenen Posteingang findet sofort bearbeiten wollen. Bekommt man natürlich pro Tag nur zwei Mails, so lässt sich diese Technik reibungslos umsetzten. In der Regel erhalten die meisten Angestellten und Führungskräfte aber ein Vielfaches an Mails. Mit steigendem E-Mail-Aufkommen erhöht sich auch automatisch der persönliche Stresslevel. Man wird immer wieder von der aktuellen Aufgabe abgelenkt und verliert den Fokus. Wenn Sie sich jedoch feste Zeiträume setzten, in denen Sie ihr Postfach bearbeiten, reduzieren Sie ihren Stress und vermeiden Überforderung. Das kann auch mehrmals am Tag funktionieren. Um diesen Ratschlag umzusetzen kann man sein E-Mail-Postfach nur zu selbst gewählten Zeiträumen öffnen und für die restliche Zeit geschlossen halten. Dadurch können Sie sich besser auf ihre anderen Tätigkeiten konzentrieren, werden nicht ständig abgelenkt, arbeiten dadurch effizienter und sparen zusätzlich eine Menge Zeit.
Fassen Sie sich kurz
Komplexe Probleme oder Fragen, die eine ausführliche Erläuterung benötigen sind eher weniger für das Format der E-Mail geeignet. Solche langen und ausladenden E-Mails schaffen oft mehr Verwirrung  als präzise Information. Damit wird es häufig notwendig mehrere Mails hin und her zu schicken, bevor eindeutig klar wird, um was es geht. Das Postfach wird zusätzlich belastet und die ohnehin knappe Zeit wird dadurch unnötig beansprucht. Dieses Problem erkannte auch der Designer Mike Davidson und formulierte daher die "5-Sätze-Regel". Danach sollten Mails grundlegend nicht länger als fünf Sätze sein. Alle Anliegen, die nicht in diesen Rahmen passen, sollten dann besser in einem persönlichen Gespräch geregelt werden. Mit der Anwendung dieser Regel optimieren Sie Ihre Kommunikation und schaffen es Informationen klarer zu vermitteln, da keine vermeidbaren Rückfragen provoziert werden und das Postfach entlastet wird.
Nicht ordnen, suchen
Das klassische Postfach von Angestellten und Führungskräften hat eines: Viele Ordner. Neu eingegangene Mails werden in Ordner und Unterordner verschoben, um ein vermeintlich sortiertes Postfach zu gewährleisten. Dabei entstehen genau dadurch die größten Probleme. Durch eine aufwendige Ordnerstruktur gehen viele E-Mails unter und können nicht mehr gefunden werden. Versucht man dann ein Dokument wieder zu finden, stößt man schnell an seine Grenzen. In welchem Ordner wurde die letzte Mail nochmal abgelegt? An diesem Punkt beginnt häufig ein langwieriges durchkämmen des Postfaches. Daher sollten Sie sich von der Erstellung und Sortierung in Ordnern verabschieden. Eine praktikable Lösung ist dagegen nach den betreffenden E-Mails und Dateien zu suchen. Sie sparen sich dadurch langwieriges Herumstöbern. Viele verschiedene  und gut ausgereifte Suchprogramme sind bereits auf dem Markt. Eine schnelle und präzise Suche ist eine wichtige Voraussetzung, um sich in großen Datenmengen zurechtzufinden und dadurch seinen Alltag effizienter zu gestalten.
Mails morgen beantworten
Das Prinzip dieses Yesterbox-Tipps ist denkbar einfach, hört sich jedoch im ersten Moment etwas abwegig an: Beantworten Sie einfach alle Mails eines Tages erst morgen. Wenn Sie also mittwochs 54 Mails in Ihrem Postfach haben, werden diese erst am Donnerstag beantwortet. Ein positiver Aspekt dieser Methode ist, dass Sie immer zu Beginn jedes Arbeitstages wissen, wie viele E-Mails Sie bearbeiten müssen.  Darüber hinaus werden Sie nicht mehr durch ständig eingehende E-Mails abgelenkt, da Sie diese erst wieder am nächsten Tag bearbeiten und nicht mehr darauf achten müssen. Speziell für Mitarbeiter und Führungskräfte, deren Postfach regelmäßig aus allen Nähten platzt, bietet sich dieser Ratschlag besonders an. Denn über den Tag hinweg kommen keine neuen Mails hinzu, um die Sie sich kümmern müssten und Sie können im Voraus planen, wann Sie ihr Postfach leeren.
Finger weg vom "CC"-Feld
Natürlich bietet diese Funktion eine hervorragende Möglichkeit, um Kollegen miteinzubeziehen und über den aktuellen Stand zu informieren. Häufig dient sie auch als eine Art Rückversicherung, um mögliche Risiken abzudecken. In Zweifel könnte man sagen, die Kollegen haben davon gewusst. Soweit kann man die Vorteile des in "CC-Setzens" durchaus nachvollziehen. Das Problem dabei ist die inflationäre Nutzung dieser Möglichkeit. Wie oft bekommt man Mails in CC, die für einen persönlich völlig unwichtig sind? Das Postfach wird dadurch unnötig zusätzlich belastet. Daher sollte man sich vorher überlegen, ob die Informationen für den Empfänger überhaupt wichtig sind und unbedingt benötigt werden. Wenn man selbst eine Mail in CC erhält ist eine Antwort darauf nicht nötig. Eine solche Nachricht dient lediglich zur Kenntnisnahme. Und falls Rückfragen oder Erklärungen notwendig sind, so ist ein kurzer Anruf oder ein persönliches Gespräch mit Sicherheit besser geeignet. Anschließend ist der Sachverhalt geklärt und Sie haben sich mit Sicherheit eine Menge an unnötigen Mails erspart. 

Am 3. August 1984 wurde vom Computer Science Network am MIT in Boston die erste E-Mail versendet. Seitdem hat sich viel verändert. INTERNET WORLD Business zeigt, wo die E-Mail heute steht.




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