Enterprise Content Management 04.05.2010, 14:12 Uhr

Wie sich unstrukturierte Daten in Unternehmen sinnvoll nutzen lassen

Enterprise Content Management Systeme verwalten die unstrukturierten Informationen eines Unternehmens und damit einen zentralen Unternehmenswert. Die Organisation dieser Daten ist die Basis für eine gute Bereitstellung in Intra- und Extranet. Wann sich ein entsprechendes ECM für Unternehmen lohnt und wie sich Ordnung in das Chaos der Daten bringen lässt, verrät Daniel Liebhart, Solution Manager von Trivadis.
Enterprise Content Management
Moderne ECM Systeme bieten hier eine Reihe von Mechanismen an, die in traditionellen CMS Systemen bereits seit Jahren im Einsatz sind. Basis ist jedoch eine vernünftige Klassierung der Informationen. Unternehmen arbeiten heute täglich mit einer unüberblickbaren Menge von Informationen. Jede Kommunikation mit einem Kunden oder mit einem anderen Stakeholder erfolgt über verschiedene Wege. E-Mail, Telefone, Dokumente, Bilder und sogar Filme werden eingesetzt, um Kunden zu erreichen, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen, Kunden zu betreuen oder andere unternehmerische Tätigkeiten abzuwickeln.
Hinzu kommt die Vielzahl von notwendigen internen Informationen, die für den geordneten Arbeitsablauf notwendig sind. Diese Informationen wachsen im Jahr gemäß einer Studie der Universität Kalifornien um bis zu 40 Prozent. Sie werden zunehmend als zentraler Unternehmenswert wahrgenommen, der entsprechend seinem Wertbeitrag zu verwalten ist. Dies bedeutet nichts anderes, als dass ein Unternehmen gut beraten ist, die unüberblickbare Menge von Informationen so zu ordnen, dass auch gezielt damit umgegangen werden kann.
Zuordnung schwierig
Während Informationssysteme für die Verwaltung strukturierter Informationen längst etabliert sind - es gibt heute kein Unternehmen mehr, welches nicht im Minimum eine relationale Datenbank verwendet - sieht die Situation für die unstrukturierten Informationen, also Dokumente, E-Mails, Bilder und Filme, etwas anders aus. Bereits eine einfache Zuordnung solcher Informationen zu bestimmten Geschäftsfällen scheitert oftmals an der einfachen Tatsache, dass verschiedenste Systeme und Ablageorte verwendet werden. ECM Systeme sind eine Möglichkeit, diese Problematik zu entschärfen.



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