Unternehmen, die Rechnungen per E-Mail verschicken, können sich einige Kosten sparen. Anders als bei dem traditionellen Versand per Post entfallen Kosten für Porto, Druck und Verpackung. Leider wird mit Zahlungsaufforderungen aber auch viel Missbrauch im Web betrieben - das zeigt schon ein regelmäßiger Blick in den Spam-Ordner. Wer digitale Rechnungen versendet, sollte daher gewisse Sicherheitsstandards erfüllen. Welche das sind, zeigt artegic, ein Beratungsunternehmen für Dialogmarketing

1. Der Rechnungsempfänger muss dem Versand der elektronischen Rechnung zustimmen

Nach Paragraph 14 Absatz 1 S. 7 UStG muss ein Empfänger zustimmen, bevor ihm eine Rechnung per E-Mail elektronisch zugestellt werden darf. Dieser Punkt klingt jedoch schärfer, als er ausgelegt wird. Im Gegensatz zu Newslettern und Marketing E-Mails muss der Versender nicht die explizite Zustimmung des Empfängers einholen. Stattdessen kann er die Einwilligung in den elektronischen Rechnungsversand über die AGBs einholen. Doch nicht einmal dies ist zwingend erforderlich. Es reicht auch die sogenannte "stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung", das heißt, wenn der Nutzer die Rechnung bezahlt, gilt dies als ausreichende Zustimmung. Falls Sie eine Rechnungs-E-Mail jedoch zusätzlich mit werblichen Informationen anreichern wollen, ist gegebenenfalls eine explizite Einwilligung des Empfängers notwendig

2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden

Es sind prinzipiell verschiedene Formate denkbar, in denen eine Rechnung übermittelt werden kann. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie jedoch unveränderbare Formate wählen - also keine Word-Dateien verwenden. Das gängigste und praktikabelste Format ist .pdf. Die Rechnung muss dabei nicht zwangsläufig als Anhang versendet werden. Ein Link zu einem Download ist ebenfalls möglich. Gemäß UStG Paragraph 14b muss der Versender digitale Rechnungen aber in jedem Fall zehn Jahre archivieren

3. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein

Nach Paragraph 14 Absatz 1 S. 2 UStG müssen die Herkunft der Rechnung, das heißt die Identität des Rechnungsausstellers und die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit ihres Inhalts garantiert werden. Um dies gewährleisten zu können ist, außer der nicht mehr zwingend notwendigen digitalen Signatur, ein sogenanntes "innerbetriebliches Kontrollverfahren" notwendig. Sie müssen in jedem Fall prüfen, ob die auf der Rechnung ausgewiesene Leistung auch tatsächlich erbracht wurde. Für die Annahme der inhaltlichen Unversehrtheit genügt es, wenn die Rechnung inhaltlich und formal korrekt ist. Wichtig: Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben wie für Rechnungen in Papierform auch. Die Lesbarkeit ist ebenfalls einfach zu garantieren. Der Inhalt der Rechnung muss von einem Menschen erfasst und verstanden werden können und darf kein Code sein, der nur von Maschinen lesbar ist.

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