Mit den zehn Ratschlägen will der BVDW Handlungsempfehlungen geben als auch Mitarbeiter und Unternehmens vor potenziellen Risiken schützen. Unternehmen sollten anhand des Leitfadens eigene Regeln aufstellen sowie ausführliche Informationen in Form von FAQ oder Tipps zu konkreten Anwendungsfällen bereitstellen. Hier die Empfehlungen:

1. Ziele definieren

Stellen Sie die Unternehmensziele von Social Media für Ihre Mitarbeiter klar und deutlich dar. Definieren Sie dabei eine Strategie, die für alle Unternehmensbereiche gilt. Social Media kann verschiedene Funktionen übernehmen, wie beispielsweise zur Kommunikation offizieller Unternehmensmeldungen oder zur Promotion von Produkten und Dienstleistungen auf Fanpages oder werblichen Microsites. Auch der Dialog mit Kunden, Geschäftspartnern und Meinungsmachern ist eine oft gesehene Nutzung.

2. Öffentliches von internen Infos trennen

Bereits existierende Kommunikations- und Verhaltensrichtlinien des Arbeitgebers behalten ihre Gültigkeit. Offizielle Informationen eines Unternehmens, die bereits von der Presseabteilung veröffentlicht wurden,dürfen von Mitarbeitern eigenständig verbreitet werden. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Informationen zu Projekten, Akquisitionen, Kunden und Mitarbeitern sowie Finanzdaten dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitgebers veröffentlicht werden.

3. Beiträge transparent kennzeichnen

Für ein authentisches Auftreten sollten sich Mitarbeiter mit vollständigem Vor- und Nachnamen, Funktion und Unternehmen zu erkennen geben, sofern die veröffentlichten Inhalte ihre Arbeit betreffen. Dazu zählen vor allem Blogeinträge und Kommentare auf internen und externen Websites. Die Mitarbeiter sollten ihre Identität nicht durch Pseudonyme verschleiern.

Mitarbeiter sollten zu ihrem eigenen Schutz und dem Schutz des Unternehmens deutlich machen, wenn sie sich als Privatpersonen äußern. Adäquate Hilfsmittel stellen beispielsweise Hinweise im Impressum persönlicher Blogs oder in den Profilbeschreibungen verschiedener Benutzerkonten von Social Networks dar.

4. Verantwortung definieren

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass sie für ihre veröffentlichten Meinungsäußerungen immer selbst verantwortlich sind. Jede Veröffentlichung kann über kurz oder lang von Vorgesetzten, Kollegen oder ehemaligen Mitarbeitern, bestehenden oder potenziellen Kunden sowie von Partnern, Bloggern oder Journalisten gelesen werden. Mitarbeiter sollten sich der möglichen Folgen, Konsequenzen und Reaktionen bewusst sein und aktiv darauf hingewiesen werden.

5. Kritik intern äußern

Auch wenn ein Unternehmen von seinem Produkt oder seiner Dienstleistung vollkommen überzeugt ist, müssen Mitarbeiter nicht alles mögen. Dennoch sollten Ihre Mitarbeiter nach außen voll und ganz hinter ihrem Unternehmen stehen. Wenn den Mitarbeitern etwas missfällt, sollten diese Themen intern mit den jeweiligen Fachbereichen oder mit den Vorgesetzten angesprochen werden - und nicht im Social Web.

Lästern über Geschäftspartner ist tabu

6. Offen mit Fehlern umgehen

Fehler sind menschlich. Wenn Ihre Mitarbeiter Fehler machen, sollten sie dazu stehen. Blogeinträge, Kommentare oder Tweets sollten nicht einfach unkommentiert verändert oder insgeheim entfernt werden. Die Fehler müssen vielmehr aktiv und konstruktiv kommentiert werden. Ihre Mitarbeiter sollten ehrlich mit sich selbst umgehen und im Zweifelsfall ihre Vorgesetzten auf die Fehler ansprechen.

7. Geschäftsbeziehungen schonen

Selbst wenn Partner und Kunden Ihren Mitarbeitern Stress oder Ärger bereiten, sollten Mitarbeiter ihren persönlichen Frust niemals in der Öffentlichkeit ablassen. Ihre Geschäftspartner und vor allem Kunden sind wichtig – ohne sie geht gar nichts. Mitarbeiter sollten dies in allen Veröffentlichungen beachten. Negatives oder Respektloses über potenzielle Kunden und bestehende Geschäftspartner zu verbreiten, sollte tabu sein.

8. Geltendes Recht beachten

Mitarbeiter sollten die Rechte der Nutzer sowie die Rechte unbeteiligter Dritter, insbesondere Urheber- und Persönlichkeitsrechte wie Privatsphäre und Datenschutz respektieren und sich an bestehende Gesetze halten. Dazu zählen ebenfalls die geltenden Markenrechte.

9. Private Nutzung von Social Media einschränken

Sofern eine private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz nicht ausgeschlossen ist, empfiehlt es sich, Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Social Media in Maßen zu erlauben. Grundsätzlich darf die private Nutzung von Social Media keine Auswirkungen auf die Arbeit und Leistung der Mitarbeiter haben.

10. Richtlinien regelmäßig überprüfen

Social-Media-Richtlinien sollten von Ihrem Unternehmen kontinuierlich erweitert und an aktuelle Anforderungen angepasst werden. Das Unternehmen und seine Mitarbeiter sollten zu ihrem gegenseitigen Schutz sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit der Richtlinien verstehen und sie befolgen. Sollten einzelne Mitarbeiter nicht genügend Fachwissen zu einem bestimmten Thema besitzen oder Fragen zu den Richtlinien haben, sollten sie das Gespräch mit ihren Vorgesetzten oder den Experten Ihres Hauses suchen. Benennen Sie dazu einen oder mehrere kompetente Ansprechpartner.

Der BVDW wird die kompletten Richtlinien im Laufe des morgigen Tags auf seiner Website veröffentlichen. Im November hatte der Verband sechs Social-Media-Gebote aufgestellt.