Am 1. Februar 2014 findet die SEPA-Umstellung statt. Besonders wichtig ist für Online-Händler das neue SEPA-Lastschriftverfahren. Um es weiterhin anbieten zu können, müssen sie ihre alten Verfahren an die neuen Standards anpassen. Mirko Hüllemann, Geschäftsführer des Payment Service Providers Heidelberger Payment, erklärt, was es dabei zu beachten gibt.
1. Gläubiger-ID beantragen
Online-Händler benötigen eine Gläubiger-ID, die in Kombination mit der Mandatsreferenznummer die Kennzeichnung des Händlers und die Identifizierung eines Lastschriftmandats ermöglicht. Wer mit einem von der BaFin zugelassenen und beaufsichtigten Zahlungsinstitut zusammenarbeitet, kann dessen Gläubiger-ID verwenden.
2. Checkout-Vorgang anpassen
IBAN und BIC identifizieren beim SEPA-Verfahren Konten und Kreditinstitute. Online-Händler müssen darum den Checkout-Vorgang im Shop anpassen. Sie können ab Februar 2014 nur noch IBAN und BIC angeben oder während der Übergangsphase bis Februar 2016 an der alten Kontonummer und Bankleitzahl festhalten. Sie können für den Übergang auch beides anbieten. Falls nicht ein Payment Service Provider die Anpassung vornimmt, sollten sich Händler jetzt darum kümmern.
3. Käufermandat einholen
Bei Vertragsabschlüssen ist ein Lastschriftmandat in Papierform mit Originalunterschrift erforderlich, das zum Einzug des Rechnungsbetrags ermächtigt. Zwar gelten auch bestehende Einzugsermächtigungen als gültiges Mandat, aber durch den Distanzhandelscharakter des E-Commerce werden neue Lastschriften problematisch – an einer Nachbesserung wird derzeit gearbeitet.
4. Pre-Notification verschicken
Online-Händler müssen 14 Tage im Voraus über eine fällige Lastschrift informieren. Bis dies geschehen und der Betrag eingezogen ist, warten Kunden also mindestens zwei Wochen auf ihre Bestellung. Online-Händler dürfen die Frist aber auf wenige Tage verkürzen -wenn sie in ihren AGB auf die kürzere Frist hinweisen.
5. Dateiformat anpassen
Das internationale XML-Format ISO-20022 löst das deutsche Format zur digitalen Verarbeitung von Lastschriften ab. Darum müssen Online-Händler ihre Kontoangaben anpassen und die IT-Systeme umstellen, damit sie SEPA-konforme Dateien erzeugen.
6. Veränderte Transaktionsfristen einhalten
Für Einspruchs-, Rückgabe- und ähnliche Fristen gelten neue Zeiträume. Kunden können eine Bestellung künftig acht Wochen lang widerrufen (bisher waren es sechs Monate) – ohne Mandat bis zu 13 Monate (bislang unbefristet). Darum müssen Händler ihr Transaktionsmanagement verändern, um die Fristen auch bei Mahnverfahren, Stornobuchungen etc. berücksichtigen zu können.
