"Firmen sollten mit Hilfe von Social-Media-Guidelines ihren Mitarbeitern Orientierung geben. Sie sollten definieren, wie Beschäftigte mit Bezug auf ihren Arbeitgeber im Web 2.0 kommunizieren können“, empfiehlt Bitkom-Vizepräsident Achim Berg. Richtlinien könnten nicht nur Unternehmen vor unbedachten Äußerungen seiner Mitarbeiter schützen, sondern auch dabei helfen, das Potenzial sozialer Medien optimal auszuschöpfen. Für die Erstellung von Guidelines rät der Verband Firmen, folgende Punkte zu beachten:

1. Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung

Um den Mitarbeitern Sicherheit bei der Nutzung von Social Media zu geben, sollte in den Guidelines festgelegt werden, ob und in welchem Umfang das Unternehmen seinen Mitarbeitern die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit gestattet und in welchem zeitlichen Umfang diese erfolgen darf. Nach geltender Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist bei einer fehlenden ausdrücklichen Gestattung oder Duldung des Arbeitgebers eine private Nutzung des Internets grundsätzlich nicht erlaubt.

2. Eigenverantwortung

Prinzipiell ist jeder Mitarbeiter für seine Äußerungen im Web 2.0 - ob beruflich oder privat - verantwortlich. Die Guidelines sollten den Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er jede Äußerung sorgfältig abwägt, bevor er sie veröffentlicht. Außerdem sollten Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, dass Inhalte sehr lange im Internet verfügbar sein können.

3. Transparenz

Social-Media-Guidelines sollten beinhalten, dass Mitarbeiter im Web 2.0 transparent für das Unternehmen kommunizieren. Dies bedeutet, dass sie sich als Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens zu erkennen geben und sich mit ihrem richtigen Namen zu Wort melden. Fehler sollten offen eingestanden werden, bzw. bereits veröffentlichte Beiträge sollten offen korrigiert werden. Der Nutzen sozialer Netzwerke beruht in vielen Fällen auf deren Authentizität. Möchte ein Unternehmen eine vertrauensvolle Beziehung mit seinen Anspruchsgruppen aufbauen, so sind Transparenz und Offenheit unerlässlich.

4. Kenntlichmachung einer privaten Meinung

Die Guidelines sollten den Mitarbeiter dazu anweisen, eine private Meinung deutlich als solche zu kennzeichnen. Dies kann dadurch geschehen, dass in der ersten Person kommuniziert wird und dass ein entsprechender Hinweis an geeigneter Stelle hinterlegt wird. In Twitter könnte dies in der Biographie stehen: "Dies ist mein privates Benutzerkonto", in einem privaten Blog kann dies ins Impressum geschrieben werden.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Jeder Mitarbeiter sollte darauf hingewiesen werden, dass er gesetzliche Vorgaben wie Datenschutz, Urheber- und Markenrecht einhalten muss. Grundsätzlich sind die Mitarbeiter eines Unternehmens auch bei der Nutzung von Social Media angehalten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Eine Verschwiegenheitspflicht besteht immer dann, wenn von einem berechtigten betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an der Geheimhaltung ausgegangen werden kann.

Kritische Auseinandersetzung ist zulässig

6. Betriebsrat

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Social-Media-Guidelines. Einführung und Inhalte sollten mit dem Betriebsrat im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.

7. Verbreitung unternehmensschädlicher Äußerungen

Im Web 2.0 finden sich viele Äußerungen über Unternehmen und deren Produkte oder Mitarbeiter. Rechtlich unzulässig sind vorsätzlich geschäfts- oder rufschädigende Äußerungen, Drohungen und Beleidigungen, falsche Tatsachenbehauptungen und Äußerungen, die den Betriebsfrieden ernstlich gefährden und die weitere Zusammenarbeit mit Arbeitgeber und Kollegen unzumutbar machen.

Die Grenze entsprechender Äußerungen zu kritischen, aber noch von der Meinungsfreiheit gedeckten Aussagen ist oftmals fließend. Eine kritische Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen oder dessen Produkten dürfte in der Regel zulässig sein, selbst wenn diese den Interessen des Unternehmens widerspricht. Allerdings darf der Mitarbeiter sich nicht während seiner Arbeitszeit kritisch äußern. Denn zu dieser Zeit ist er verpflichtet, seine Arbeitskraft in den Dienst des Arbeitgebers zu stellen.

8. Respekt

Jeder Mitarbeiter sollte die Regeln des Anstands in sozialen Medien befolgen und sich gegenüber anderen an Diskussionen beteiligten Personen respektvoll verhalten. Über die Regeln von Communities oder anderen sozialen Plattformen, in denen der Mitarbeiter aktiv ist, sollte er sich informieren und diese einhalten.

9. Kontinuität und Kapazität

Kommuniziert ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens im Web 2.0, sollte er dies kontinuierlich tun. Der Aufbau verschiedener Kanäle und Beziehungen bedarf der regelmäßigen Pflege und Zeit. Auch sollte er die Beiträge von anderen lesen, um zu wissen, welche Themen aktuell diskutiert werden und ob er dazu etwas beitragen kann. Der Mehrwert seines Beitrags sollte stets im Vordergrund stehen. Jedes Unternehmen sollte daher prüfen, ob der mit dieser Aufgabe betraute Mitarbeiter über eine ausreichende Kapazität verfügt.

10. Monitoring und Expertise

Es empfiehlt sich, einen Passus in die Social-Media-Guide­lines mit aufzunehmen, der die Mitarbeiter zu einer Information an die Kommunikationsabteilung auffordert, falls sie im Web 2.0 auf negative oder positive Beiträge, die das Unternehmen und/oder seine Produkten betreffen, stoßen. Auch sollte die Kommunikationsabteilung generell als sachkundiger Ansprechpartner bei Unsicherheiten und Fragen angegeben werden.