Um einen hohen Schutz vor Datenverlusten zu erreichen, sollten elektronische Dokumente mehrfach und auf verschiedenen Systemen, im Idealfall an unterschiedlichen geografischen Orten gesichert werden. Große Unternehmen mit mehreren Niederlassungen haben die besten Voraussetzungen dafür.
Kleine und mittelständische Unternehmen unterhalten aber oft keinen eigenen , sondern setzen auf externe Lösungen durch Service-Provider. Dadurch lässt sich einiges an Kosten sparen und die Sicherheit ist auch deutlich höher als bei einem am Firmensitz installierten Server.
Die Kosten für Onlinebackup-Lösungen richten sich nach dem benötigten Speicherbedarf. Fünf Gigabyte Speicherplatz gibt es beispielsweise für zehn Euro pro Monat. Im Preis inbegriffen sind dabei schon der verschlüsselte Datentransfer zum Server, unbegrenzt viele Wiederherstellungen und ein kostenloser Rund-um-die-Uhr-Support, der bei Störungen sofort Hilfestellungen anbietet.
Die Lösungen erlauben zumeist das Erstellen automatischer . Von diesem Standpunkt aus betrachtet, ist die externe Datensicherung über das Internet die ideale Lösung. Dies bringt jedoch ein wesentliches Problem mit sich: die Datenübertragung zum Backup-Server via Internet. Bei der Übertragung können unter Umständen die gesendeten Daten abgefangen und Zugangsdaten ausspioniert werden.
Die Anbieter sind sich dieses Problems durchaus bewusst und setzen daher verstärkt auf Verschlüsselungstechnologien und sichere Datenübertragung. Der Anwender installiert eine Software, die die Datensicherung und den Upload auf den Server übernimmt und automatisiert. Dabei werden die Daten vor der Übertragung verschlüsselt. Um eine wirklich sichere Übertragung zu garantieren, muss die Backup-Software allerdings vor der Übertragung den Server authentifizieren.
Dies war zuletzt eine der großen Schwachstellen, denn die Authentifizierung fand nicht oder nicht ausreichend statt. Neue sollten dieses Problem mittlerweile überwunden haben, sodass Onlinebackup-Lösungen sich durchaus für Unternehmen lohnen.
