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Sonstiges 25.08.2011
Sonstiges 25.08.2011

Social Software im Unternehmenseinsatz Effektive Zusammenarbeit im Team

Social Software wird oftmals mit Netzwerken wie Xing oder Facebook gleichgesetzt. Doch im Unternehmenseinsatz sollen alle Mitarbeiter auf einer zentralen Plattform so miteinander vernetzt werden, dass alltägliche Aufgaben effizient abgebildet sowie interne Geschäftsprozesse vereinfacht werden. Worauf Unternehmen bei der Implementierung achten sollten, erklärt Hajo Kiefer von blueend web:applications.

Eine Social Software muss je nach Unternehmen sehr individuellen Anforderungen Rechnung tragen. Deshalb sollte sie stets auf die individuellen Unternehmensstrukturen und Rahmenbedingungen abgestimmt sein.

1. Finden Sie eine Software, die passt

Um einen Nutzen erzielen zu können, ist es entscheidend, dass Unternehmen eine Lösung einsetzen, die genau die Bestandteile umfasst, die exakt zu den vorher definierten Zielen passt. Viele Social-Software-Anbieter bieten jedoch nur eine unanpassbare Lösung, womit Unternehmen entweder zu viele oder zu wenige Funktionen erhalten und bezahlen. Schon bei der Auswahl ist es also wichtig, darauf zu achten, eine modulare Lösung zu wählen, die je nach Bedarf auch noch zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden kann.

2. Mitarbeiter intern finden

Die Suche nach dem richtigen internen Ansprechpartner kann sich je nach Größe des Unternehmens schwierig gestalten. Ist in einer Social Software jedoch die Möglichkeit gegeben, jedem Mitarbeiter ein umfangreiches Profil mit Wissens- und Interessensschwerpunkten sowie Kontaktdaten zuzuordnen, finden alle anderen Mitglieder durch eine Suchfunktion innerhalb der Lösung schnell die Person, die sie für ein Projekt oder bei einer Frage ansprechen möchten.

3. Wissensaustausch fördern

Mitarbeiter sind die Know-how-Träger eines Unternehmens. Damit sich diese auch untereinander austauschen können, das daraus entstehende Wissen gesammelt und auch nach einem möglichen Ausstieg eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen weiter verwertet werden kann, muss dieser Bereich besonders gefördert werden. Enthält eine Social Software ein Dokumenten-Management-System (DMS), können entsprechende Unterlagen gemanagt und archiviert werden. Außerdem sind eine Knowledge Database sowie ein Wiki sinnvoll, um das bereits erarbeitete Wissen abzulegen und zu sichern.

4. Grüppchenbildung zulassen

Gerade in Projektteams muss der Austausch der Beteiligten intensiv sein. Dafür können in einer Social-Software-Lösung geschlossene Arbeitsbereiche, ausgestattet mit Wikis, Blogs, Kalender, Dokumentenablage oder Foren, genutzt werden. Dabei wird der Ansatz der Collaboration genutzt: Die Kommunikationsmittel werden einfach erstellt, Projektmitarbeiter erhalten Zugriff auf ihr jeweiliges Thema und der Austausch ist ohne Umwege und ohne zusätzliche Installationen beziehungsweise Konfiguration des Gesamtsystems  möglich.

5.  Zugänge beschränken

Auch bei einer Lösung, die die Zusammenarbeit effizienter machen soll, ist nicht jedes hinterlegte Dokument für alle Augen bestimmt. Aus diesem Grund sollte es möglich sein, nicht nur Dokumente, sondern sämtliche Bereiche innerhalb eines sogenannten Unternehmens-Intranets mit unterschiedlichen Lese-, Schreib- und Editierrechten auszustatten. Nur so ist gewährleistet, dass die richtigen Personen die für sie notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt bekommen.

6. Organisation erleichtern

Ist ein Kalender als eigenes Programm für alle anderen Mitglieder eines Teams nicht einsehbar, dann erschwert dies die Planung gemeinsamer Termine und macht die Abstimmungswege lang. Ein Kalender für Terminvereinbarungen Mitarbeitern, Kunden oder Partnern, ein Webmail-Angebot, über das IMAP-Postfächer verwaltet und E-Mails über ein intuitives Webinterface beantwortet werden können - das sind Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Natürlich sollte auch hier die Option bestehen, auszuwählen, wer die eingetragenen Termine sieht.

Auch das Erfassen von Zeitaufwänden und Reisekosten der Mitarbeiter nahm bisher in unterschiedlichen Programmen und Datenbanken viel Zeit in Anspruch. Vereinfacht werden kann dies über Social Software, die ein Business Process Management umfasst. Arbeitsaufwände werden direkt Projekten zugeordnet und die Abrechnung der Reisekosten automatisiert und papierlos durchgeführt. Eingehende Rechnungen können ebenso geprüft und für die Buchhaltung freigegeben werden.

7. Mobil bleiben

Einige Lösungen bieten ein Content-Management-System, mit dem Texte, Bilder, Videos oder RSS-Feeds erstellt und individuell für den jeweiligen Ansprechpartner freigegeben werden können. Wer Projektteams, bei Bedarf auch inklusive eines Ansprechpartners auf Kundenseite, ansprechen möchte, findet im besten Falle ein Mitgliederverzeichnis, dass alle benötigten Kontaktdaten umfasst. Damit dies auch mobil funktioniert, muss die Synchronisation von Terminen, Daten und Kontakten ermöglicht werden. Damit sind Mitarbeiter über PC, Notebook oder Smartphone jederzeit und von überall aus verbunden und auf dem aktuellsten Stand.

8. Sicher sein

Wer mit Daten, Dokumenten und Projektunterlagen innerhalb einer Social Software umgeht, muss sich seiner Sache sicher sein. Aus diesem Grund ist es entscheidend, einen Lösungsanbieter zu wählen, der entsprechende Sicherheitsvorkehrungen gegen Angriffe von außen und innen vorgesorgt hat. Sei es die verschlüsselte Datenübertragung zwischen Server und Client (SSL) oder der Schutz gegen SQL Injections und Cross Site Scripting, die erweiterte Zugriffssicherheit auf das Intranet mit der sogenannten USB RSA-Token (Yubikey)-Authentifizierung – erst, wenn ein Unternehmen sich auf diese Sicherheit verlassen kann, kann eine Social Software zum gewünschten Erfolg führen.

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