Zudem verfügen 74 Prozent der Unternehmen, deren Mitarbeiter sich an der Umfrage beteiligten, über keinen Prozess, der nachverfolgt welche Daten an Digital Collaboration- und Speicherdienste von Drittanbietern übertragen werden. Dabei rückt die Verwendung von unternehmensexternen Cloud-Services immer mehr in den Fokus. Durch die Nutzung mitarbeitereigener Smartphones und Tablets oder von Dateisynchronisierungs-Diensten können Daten zudem verloren gehen oder von Unbefugten verwendet werden. Dazu kommt das Risiko des Datenverlustes, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Die folgenden fünf Tipps sollen solchen Datenschutz- und Compliance-Problemen vorbeugen und eine sichere Kollaboration gewährleisten:

1. Eine Liste mit den am häufigsten genutzten Kollaborationsplattformen gibt einen Überblick darüber, wo Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wer die Daten verwendet.

2. Für alle Daten sollten die Data Owner geklärt werden. Eine anschließende Berechtigungsprüfung klärt, ob die Daten am richten Ort gespeichert sind und ob der richtige Nutzer darauf zugreifen kann.

3. Erkannte Sicherheitsprobleme, wie Daten am falschen Speicherort oder Daten auf die zu viele bzw. die falschen Nutzer Zugang haben, sollten beseitigt werden.

4. Der Zugriff auf alle Daten sollte überwacht werden. So können Data Owner und nicht verwendete Daten leichter identifiziert werden sowie ein eventueller Missbrauch aufgedeckt werden.

5. Um die sichere Kollaboration von mobilen Mitarbeitern zu ermöglichen, sollte ein Prozess implementiert werden, der auch die Synchronisierung, Unterstützung mobiler Geräte und Extranet-Funktion einschließt. Dieser sollte mit den bestehenden Unternehmensservern und der vorhandenen Infrastruktur realisierbar sein.

Für die Varonis-Studie wurden im Rahmen der EMC World in Las Vegas Mitarbeiter von mehr als 400 Unternehmen befragt. Die vollständige Studie kann hier heruntergeladen werden.