Egal ob Print- oder PDF-Katalog, Produktdatenblätter oder Shop-Suche, Social-Media-Kampagne oder Werbe-Flyer: Shop-Betreiber brauchen für viele Anwendungen umfassende, gut strukturierte und schnell verfügbare Produktdaten. Nicht selten sind die Daten auf mehrere Systeme verteilt: Die Stammdaten liegen vielleicht im ERP-System (Enterprise ­Resource Planning), die Preise in der Warenwirtschaft, die Produktbeschreibungen im Shopsystem. Ein Product-Information-Management-System, kurz PIM-System, kann hier Abhilfe schaffen.

In Form einer zentralen Datenbank fungiert es als Schnittstelle zwischen ERP, Warenwirtschaft, Content-Management- oder Shopsystem. Es verknüpft und bereitet die Daten medienneutral auf, sodass sie für möglichst viele Ausgabekanäle geeignet sind.

Die meisten Shopsysteme bringen zwar PIM-Funktionalitäten mit, wenn aber die Artikel- und damit die Datenmenge ­erheblich zunimmt, Zusatzinformationen wie Bilder, Videos oder spezielle Produkteigenschaften hinterlegt werden sollen oder zu einem Artikel sehr viele unterschiedliche Ausprägungen vorhanden sind, stoßen sie oft an ihre Grenzen. Müssen die Produktdaten für die einzelnen Anwendungen mit hohem Aufwand händisch aufbereitet werden, ist es an der Zeit, sich über die Einführung eines PIM-­Systems Gedanken zu machen.

Prozesse neu strukturieren

Ein zentraler Aspekt sind dabei die ­Unternehmensprozesse: "PIM ist viel mehr als einfach nur ein Softwaresystem", betont Kersten Wirth, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens PIM Consult. "Es ist ein sehr komplexes Ökosystem, das die Produktdatenverwaltung und die Prozesse im Unternehmen stark verändert." Deswegen, so Wirth, sei es zwingend ­nötig zu klären, ob im Unternehmen die Bereitschaft da ist, Rollen und Verantwortlichkeiten zu verändern.

Letztlich gilt es, die Produktinformationspozesse neu zu strukturieren und dafür ­alle betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter an einen Tisch zu holen, also nicht nur die IT, sondern auch den Vertrieb, das Marketing und den Einkauf.

Weg der Produktdaten erfassen

Hier ist hilfreich, vorab eindeutig zu klären, wer für welche Produktinformationen verantwortlich ist und welche Vorgaben die dazugehörigen Prozesse regeln. Bildlich ­gesprochen geht es darum, "den Weg der Produktdaten durch das Unternehmen" für alle Beteiligten fassbar zu machen, so die Empfehlung des IT-Beratungsunternehmes Parsionate, das auch bei der PIM-Auswahl berät.

Wie wichtig ein sauberes Ausarbeiten der Prozesse ist, verdeutlicht Wirth an ­einem Beispiel: Ein Kunde hatte zwar das für seinen Anwendungsfall am besten ­geeignete PIM-System implementiert, war aber dennoch unzufrieden mit dem System, weil es nicht die erhofften Erleichterungen und Beschleunigungen brachte. Der Grund dafür war, dass teilweise bis zu 15 Mitarbeiter an der Freigabe beteiligt waren. Jeder von ihnen nahm Änderungen an den Produktdaten vor und schickte diese erneut in die Freigabeschleife.

Datenmodelle müssen passen

Ein weiterer Knackpunkt sind die Datenmodelle: Wenn die Struktur der Daten nicht zu den Anforderungen der verschiedenen Anwendungskanäle passt, ist das System nicht leistungsfähig. Problematisch wird es beispielsweise, wenn das PIM-System keine Preisangaben verarbeiten kann oder wenn Zahlenfelder nicht differenziert werden können. "Es macht aber einen Unterschied, ob ich ein Ablaufdatum hinterlege oder Längenangaben in Millimetern", verdeutlicht Wirth.

Ebenso hinderlich ist es, wenn das System mit reinen Textfeldern arbeitet statt mit Wertelisten. Das führt dazu, dass einzelne Artikelausprägungen wie etwa die Farbe nicht als Auswahlliste angelegt werden können. Die Experten raten daher ­dazu, sich vorab viele verschiedene mögliche Anwendungsfälle zu überlegen und daraus einen konkreten Anforderungs­katalog abzuleiten. 

Sinnvoll ist es zudem zu prüfen, welche Drittsysteme an das PIM-System angeschlossen werden sollen - aktuell und eventuell auch in Zukunft. Um die Komplexität zu reduzieren, kann es helfen, das PIM-System modular einzuführen, um schrittweise Erfahrungen zu sammeln.

Übersicht über PIM-Systeme (Auswahl):