Moderne ECM Systeme bieten hier eine Reihe von Mechanismen an, die in traditionellen CMS Systemen bereits seit Jahren im Einsatz sind. Basis ist jedoch eine vernünftige Klassierung der Informationen. Unternehmen arbeiten heute täglich mit einer unüberblickbaren Menge von Informationen. Jede Kommunikation mit einem Kunden oder mit einem anderen Stakeholder erfolgt über verschiedene Wege. E-Mail, Telefone, Dokumente, Bilder und sogar Filme werden eingesetzt, um Kunden zu erreichen, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen, Kunden zu betreuen oder andere unternehmerische Tätigkeiten abzuwickeln.

Hinzu kommt die Vielzahl von notwendigen internen Informationen, die für den geordneten Arbeitsablauf notwendig sind. Diese Informationen wachsen im Jahr gemäß einer Studie der Universität Kalifornien um bis zu 40 Prozent. Sie werden zunehmend als zentraler Unternehmenswert wahrgenommen, der entsprechend seinem Wertbeitrag zu verwalten ist. Dies bedeutet nichts anderes, als dass ein Unternehmen gut beraten ist, die unüberblickbare Menge von Informationen so zu ordnen, dass auch gezielt damit umgegangen werden kann.

Zuordnung schwierig

Während Informationssysteme für die Verwaltung strukturierter Informationen längst etabliert sind - es gibt heute kein Unternehmen mehr, welches nicht im Minimum eine relationale Datenbank verwendet - sieht die Situation für die unstrukturierten Informationen, also Dokumente, E-Mails, Bilder und Filme, etwas anders aus. Bereits eine einfache Zuordnung solcher Informationen zu bestimmten Geschäftsfällen scheitert oftmals an der einfachen Tatsache, dass verschiedenste Systeme und Ablageorte verwendet werden. ECM Systeme sind eine Möglichkeit, diese Problematik zu entschärfen.

Teil 2: Wann ist der Einsatz eines ECMS sinnvoll?

ECM Systeme sind für die Bereitstellung und die Pflege der Unternehmensressource Information zuständig. Insbesondere werden sie für die Verwaltung von unstrukturierten Daten wie beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Tabellen und manchmal auch E-Mails eingesetzt. Die Vorteile dieser Systeme sind die zentrale Verwaltung und damit die gesteuerte Organisation, die Möglichkeit der vielseitigen Publikation - wie Print oder elektronisch – die sichere Speicherung, die Versionierung und andere Eigenschaften, die ein zentrales System mit sich bringen.

Ein ECM System eignet sich für jedes Unternehmen, das eine intensive Kommunikation mit dem Kunden führt. Also beispielsweise für eine Versicherung zur Verwaltung der Policen, für einen Industriebetrieb zur Erstellung der Produktkataloge, für eine Verwaltung zur Organisation der Bürgerdossiers, für Krankenhäuser, Telekommunikationsunternehmen und für viele andere Betriebe. Allerdings können die Vorteile eines solchen Systems nur dann genutzt werden, wenn die Informationen vernünftig organisiert sind.

Ordnung muss sein

Die vernünftige Organisation des Unternehmenswertes Information erfordert eine Klassierung und Priorisierung. Die Klassierung erfolgt sinnvollerweise anhand der Wertigkeit für das Unternehmen. So sind diejenigen Informationen, die für das tägliche Geschäft unabdingbar sind von denjenigen, die weit weniger wichtig sind zu trennen. Auch gilt es, die gesetzlichen Bestimmungen in die Klassierung einfließen zu lassen.

Neben der grundlegenden Klassierung ist eine Strukturierung notwendig. Ob diese Strukturierung nun entlang der Geschäftsprozesse, der einzelnen Geschäftsfälle oder gar des einzelnen Kunden erfolgt, ist im Einzelfall zu entscheiden. Wichtig ist es jedoch für jedes Unternehmen, dass sowohl eine Klassierung als auch eine Strukturierung durchgeführt und in den unterstützenden Informationssystemen abgebildet wird. Also auch in einem ECM. Nur dann kann ein solches System gewinnbringend eingesetzt werden.