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Content Management System Darauf kommt es bei der CMS-Wahl an

Content Management Systeme: ein komplexes Thema

Shutterstock.com/lculig

Content Management Systeme: ein komplexes Thema

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Selbst in kleineren oder mittleren Unternehmen, ist die Einführung eines CMS durch ein hohes Maß an Komplexität gekennzeichnet. Auf diese Punkte sollte bei der Wahl des richtigen Systems geachtet werden.

Von Andreas Öttl

Wer bereits einmal die Einführung eines CMS (Content-Management-System) begleitet hat, weiß: Selbst in kleineren oder mittleren Unternehmen, ist die Einführung eines CMS durch ein hohes Maß an Komplexität gekennzeichnet. Mögliche Gründe liegen unter anderem in:

  • einem zunehmend komplexen Markt- und Technologieumfeld
  • einer zunehmenden Anzahl Stakeholder und Fremdsysteme
  • einer der großen Vielfalt an Systemen und Anbieter

Die Folge der Komplexität ist, dass einerseits Anforderungen an das CMS oft nicht ausreichend beschrieben werden, andererseits Wissen und Überblick über Kriterien, Leistungsmerkmale und Anbieter fehlt. Neben geeignetem Projektmanagement kann das Auswahlrisiko insbesondere durch Abgleich wichtiger Beurteilungs-Cluster mit eigenen Anforderungen, gemindert werden.

Einfache Bedienung

Wie eine von contentXXL durchgeführte Umfrage zeigt, ist die einfache Bedienung neben dem Funktionsumfang für alle Nutzergruppen das wichtigste Kriterium. Dies gilt insbesondere für die Content-Erstellung und -Optimierung. 83 Produzent der befragten Redakteure nannten dies als wichtigstes Kriterium.

Texte, Bilder und andere Ressourcen müssen bestmöglich für Menschen UND Suchmaschinen aufbereitet werden. Ein gutes CMS stellt dazu einfach zu bedienende Tools, wie Drag und Drop -Funktionalitäten, WYSIWYG-Editoren (die im Idealfall direktes editieren auf der Seite erlauben) sowie fertige Seiten- oder Modul-Templates bereit. Auch die Verwaltung und Integration von Dateien, Links sowie Multimedia-Elementen sollte ohne Programmierkenntnisse möglich sein.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

  • Wie einfach können neue Seiten und multimediale Inhalte erzeugt werden?
  • Können Seiten und Inhalte einfach für mehrsprachige Auftritte lokalisiert werden?
  • Können Inhalte einfach und sinnvoll miteinander verknüpft werden?
  • Kann Content einfach an verschiedenen Stellen wiederverwendet werden?
  • Sollen Inhalte für spezielle Zielgruppen personalisiert werden?
  • Welche Möglichkeiten zur Optimierung der Inhalte - inkusive SEO - stehen zur Verfügung?

Workflow und Prozesse

Ein optimaler redaktioneller Workflow ist umso wichtiger, wenn mehrere Personen an einer Website arbeiten. Ein Szenario, dass gerade in Unternehmen Standard ist. Neben organisatorischen Aspekten stehen dabei auch Fragen wie Sicherheit und Qualität im Raum. Beispielhaft seien Funktionen wie Versionierung, Rechte und Rollen sowie Check-in/Check-out genannt. Ein gutes Content Management System unterstützt Teamarbeit und -abläufe mit durchdachten Workflows.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

  • Bietet das CMS eine granulare Rollen- und Rechteverwaltung?
  • Können eigene Rollen definiert und mit Rechten versehen werden?
  • Können Freigabeprozesse integriert werden?
  • Welche Funktionen zur Unterstützung der Teamarbeit bietet das CMS?
  • Bietet das CMS die Möglichkeit Inhalte zu versionieren?
  • Können Workflows angepasst oder selbständig definiert werden?
  • Sollen Workflows automatisiert werden und in welchem Maße ist dies möglich?

Multi-Device und Multichannel-Publishing

Nur Website war früher - die Zukunft heißt Multichannel


Die eigene Website ist heute längst nicht der einzige Berührungspunkt mit dem digitalen Kunden.
Zu den wichtigsten Kanälen zählen:

  • Unternehmens-Website
  • Corporate Blog
  • Shop
  • Newsletter
  • Social Media Profile

Zunehmende Anzahl internetfähiger Geräte

Nicht allein die Anzahl der Kanäle, auch die Zahl internetfähiger und daher relevanter Endgeräte ist gestiegen. Der Website-Besuch ist längst nicht mehr an den PC oder Laptop gebunden. Ihre Kunden möchten heute die benötigten Informationen jederzeit, an jedem Ort, mit dem gerade bevorzugtem Endgerät abrufen können.

Die Herausforderung im Hinblick auf CMS besteht darin, einen konsistenten Markenauftritt an allen Touchpoints sowie auf allen Geräten entlang der Customer Journey zu ermöglichen.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

  • Wie sehen die Customer Journeys Ihrer Kunden aus?
  • Welche Kanäle nutzen Ihre Kunden? Welche Touchpoints ergeben sich daraus?
  • Welche Kanäle sind strategisch für Ihr Unternehmen am wichtigsten?
  • Welche dieser Kanäle sollen direkt aus dem CMS bedient werden?
  • Welche Funktionalitäten sind hierfür zwingend erforderlich?
  • In welchen Bereichen erscheint der Einsatz von Spezial-Software sinnvoller?
  • Welche Möglichkeiten bietet das CMS Multi-Device-Strategien umzusetzen?

Zwingend notwendig ist die Unterstützung von Multi-Device Strategien.
Angesichts der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte muss ein Content Management System in der Lage sein, Inhalte für verschiedenste Geräte zu optimieren.  Hierzu kommen mehrere Ansätze mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen in Betracht. Die wichtigsten und bekanntesten sind:

  • Gerätespezifische Websites
  • Responsive Design

Diese beiden Möglichkeiten sollte ein CMS unbedingt unterstützen.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

  • Sollen Inhalte gezielt für bestimmte Geräte bereitgestellt werden? Für welche?
  • Wie aufwändig ist die Erstellung spezifischer Templates?
  • Wollen Sie lieber auf Responsive Design setzen?
  • Wie einfach lassen sich Templates in Responsive Design umsetzen?
  • Sollen Inhalte direkt in Apps publiziert werden?

Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit

Marktanforderungen wandeln sich. Die zunehmende Digitalisierung hat diesen Prozess beschleunigt, so dass Unternehmen auf ein völlig verändertes, digitales Umfeld treffen als vor einigen Jahren. Diese Tendenz wird sich in Zukunft verstärken und auch Auswahl und Betrieb eines CMS beeinflussen. In frühen Projektphasen ist es zudem schwierig, alle Anforderungen exakt zu definieren. Anforderungen stellen sich oft erst in späten Projektphasen oder gar im laufenden Betrieb heraus. Sie werden also kein System finden, dass alle künftigen Anforderungen schon jetzt abdeckt und Anpassungen werden immer nötig sein. Das System sollte daher:

  • Möglichst viele Ihrer Anforderungen out-of-the-box abdecken
  • Flexibel und mit vertretbarem Aufwand an Anforderungen anpassbar sein
  • Ausreichende Möglichkeiten einer nachträglichen Erweiterung bieten

Neben Flexibilität spielen in diesem Zusammenhang auch die Faktoren Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit eine hohe Bedeutung. Für zahlreiche Anwendungsfälle werden Daten aus Fremdsystemen benötigt. Stellt sich heraus, dass das System nicht oder nur sehr aufwändig in bestehende IT-Strukturen integriert werden kann, ist dies nicht weniger problematisch.

Und was, wenn Ihre Webseite wächst? Mehr Traffic ist nur ein Grund zur Freunde, wenn das CMS mit den gestiegenen Anforderungen mithalten kann. Eine Lastverteilung auf mehrere Anwendungen oder Server stellt hier eine mögliche Lösung dar. Es ist zu prüfen, ob und zu welchen Kosten dies möglich ist.

Diese Fragen sollten Sie sich stellen

  • Welche der benötigten Funktionen stellt das CMS out-of-the-box bereit?
  • Können projektspezifische Anpassungen vorgenommen werden?
  • Kann der Funktionsumfang in Zukunft erweitert werden (zum Beispiel modularer Aufbau)?
  • Wird das System kontinuierliche weiterentwickelt, zum Beispiel  neue Funktionsmodule?
  • Gibt es regelmäßige Updates und Builds zum Bugfixing?
  • Sind eigene Customizations möglich? Gibt es hierzu Customization Points?
  • Was passiert mit eigenen Anpassungen bei System-Updates?
  • Wie wird höchstmögliche Skalierbarkeit sichergestellt?
  • Mit welchen Systemen muss Ihr neues CMS kommunizieren?
  • Welche Schnittstellen und Möglichkeiten des Datenaustauschs gibt es?

Preise und Kosten

Die Preise für die Anschaffung variieren je nach Anbieter sehr stark und reichen von kostenlos bis zu mehreren Zehntausend Euro. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass Lizenzkosten nur einen Teil der Kosten ausmachen. Gemessen an der Laufzeit meist den geringeren Teil der Kosten. Des Weiteren fallen insbesondere folgende Kostenbereiche an:

  • Hosting
  • Implementierung / Integration
  • Anpassung
  • Erhaltung und Pflege
  • Erweiterung
  • Betrieb und Bedienung

Kosten werden Ihnen im Zusammenhang mit einem CMS immer entstehen (auch bei Open Source). Wie hoch Kaufpreis und Gesamtkosten ausfallen dürfen, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es hängt immer von Art und Umfang des Projekts ab. Das Preis- / Leistungsverhältnis - im Hinblick auf definierte Anforderungen - ist wichtiger als die nominale Höhe der Lizenzkosten.

Dise Fragen sollten Sie sich stellen

  • Wie hoch sind die Anschaffungs- beziehungsweise Lizenzkosten?
  • Wie Aufwändig sind Implementierung, Wartung und Erhaltung?
  • Welche Kosten (intern / extern) entstehen hierdurch?
  • Entspricht das Abrechnungsmodell Ihren Erwartungen?
  • Welche Kosten entstehen, für zusätzlich benötigte Installationen und / oder Server?
  • Welche weiteren Kosten entstehen für Support und Updates?
  • Sind zukünftige Funktionen und Module bereits inbegriffen oder kostenpflichtig?

Andreas Öttl ist Diplom Betriebswirt (FH) und auf die Bereiche Marketing sowie Internet- und Medienmanagement spezialisiert. Er verantwortet das Marketing von contentXXL, dem Hersteller des gleichnamigen CMS für Microsoft Server.

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