Wenn draußen die Hitzewelle so richtig tobt und sich die Kundschaft auf in den Sommerurlaub machen, denken Online-Händler vor allem an eines: an Weihnachten. Der August ist der richtige Monat, um voll in die Vorbereitungen für das umsatzstarke Saisonfinale einzusteigen und Marketing, Vertrieb und Logistik entsprechend aufzustellen. Wie das beim Elektronik-Händler Cyberport funktioniert, hat uns Helmar Hipp, Geschäftsführer Finanzen, Marketing und Sales, im Interview verraten.

Herr Hipp, denken Sie bei 33 Grad im Schatten schon ans Weihnachtsgeschäft?
Helmar Hipp: Selbstverständlich! In unseren Logistik-Hallen stehen schon die Weihnachtsbäume. Aber Spaß beiseite, natürlich denken wir schon ans Weihnachtsgeschäft. Tatsächlich stecken wir schon längst mittendrin in den Vorbereitungen.

Wann fangen Sie denn mit der Planung fürs Saisonfinale an?
Hipp: Richtig los geht es eigentlich schon im Vorjahr mit der ersten Budgetierung. Wir haben im Oktober 2016, also noch vor dem letzten Weihnachtsgeschäft, bereits die Planung für 2017 und damit natürlich auch für die diesjährige Weihnachtssaison 2017 gemacht.

Klingt nach Kaffeesatz-Lesen. Wie können Sie soweit im Voraus verlässlich planen?
Hipp: Natürlich hat das etwas vom Blick in die Glaskugel. Wir versuchen aus den Erfahrungen der Vorjahre sowie den aktuellen Wachstumswerten und Marktprognosen Bestellvolumina vorauszusagen. Zudem schauen wir uns den Markt genau an und überlegen: Welche Themen könnten im nächsten Jahr groß werden? Was haben die großen Hersteller angekündigt? Steht ein neues iPhone an oder plant Microsoft eine neue Windows-Generation? Auf diesen Vorhersagen kombiniert mit unseren Erfahrungen planen wir dann die Budgets fürs kommende Jahr.

Und wie geht die Weihnachtplanung dann weiter?
Hipp: Ende Januar folgt dann die Rückschau: Wie ist das letzte Weihnachtsgeschäft gelaufen? Was war gut, was war nicht so gut, was können wir verbessern? Nur wenn man da rechtzeitig kritisch hinschaut, wenn die Eindrücke noch frisch sind, kann man die Prozesse rechtzeitig entsprechend anpassen oder die Mitarbeiter schulen, damit es im neuen Jahr für alle Kunden reibungslos läuft.

Was ist denn bei Ihnen mal so richtig schief gelaufen im Weihnachtsgeschäft?
Hipp: Vor zwei Jahren wurden wir von unserem eigenen Wachstum im Weihnachtsgeschäft überrollt. Da waren unsere Logistik-Prozesse mit der Menge an Bestellungen schlichtweg überfordert, so dass wir mitunter unser Lieferversprechen nicht einhalten konnten - das hat uns sehr geärgert. Auch unser Einkauf konnte mit der Bestellmenge nicht ganz Schritt halten. Diese Problem haben wir dann letzten Jahr erkannt und unsere Prozesse entsprechend angepasst; das Weihnachtsgeschäft 2016 lief dann reibungslos, trotz hoher Wachstumsraten.

Wann steigen Sie in die Marketing-Planung für Weihnachten ein?
Hipp: Das passiert auch Anfang des Jahres, wenn wir den Marketing-Plan für das gesamte Jahr erstellen. Dann folgt die Konzeption für die große Weihnachtskampagne. Die fahren wir üblicherweise mit deutlich höherer Reichweite als sonst und verlängern unsere überwiegend digitalen Marketing-Aktivitäten mit Print-, Radio- und auch TV-Werbung.

Und was steht aktuell in Sachen Weihnachten auf der Agenda?
Hipp: Aktuell sprechen wir über Personalaufstockungen in der Logistik, im Vertrieb und im Customer Service. Über alle Bereiche hinweg erweitern wir unsere Kapazitäten saisonbedingt um 10 bis 30 Prozent. Viele Mitarbeiter, die wir zur Hochsaison einstellen, bleiben dann auch nach Weihnachten bei Cyberport, wenn das Wachstum stimmt.

Aber richtig los geht Ihr Weihnachtsgeschäft doch sicher erst mit der IFA im September, oder?
Hipp: Sicher bildet die IFA so etwas wie den Startschuss. Viele Hersteller präsentieren auf der IFA oder in deren Umfeld ihre Neuheiten, und einige davon werden uns sicher im Weihnachtsgeschäft begleiten. Aber das Spannende sind ja immer die Verfügbarkeiten eines neuen, international vorgestellten Geräts für den deutschen Markt. Sicherlich wäre beispielsweise das neue iPhone 8 als Top-Seller für Weihnachten gesetzt - wenn die Stückzahlen stimmen, die wir bekommen. Und ob das klappt, werden wir sehen. Deshalb ist es gut, wenn die Sortimentsplanung für Weihnachten auch ohne die Herbst-Neuheiten auf soliden Füßen steht.

Was ist für Sie das Entscheidende im Weihnachtsgeschäft?
Hipp: Weihnachtsgeschäft ist echter Mannschaftsport - die Leistungen aller Bereiche greifen ineinander - Marketing, Vertrieb, Einkauf, Kundenservice und auch IT oder Finanzen. Auch wenn es nicht sonderlich spektakulär klingt: Die Logistik ist dann das A und O. Sie müssen schnell liefern und wir vor allem unsere Lieferversprechen einhalten - um beim Mannschaftsport zu bleiben, da müssen wir das Tor machen. Daran hängt dann zum Beispiel auch der Aufwand im Customer Service: Probleme bei der Verfügbarkeit von Produkten oder der Logistik lösen sofort viel mehr Arbeit für die Kundenbetreuer aus. Andere Themen wie ein wacher Einkauf, der auf Trends reagieren kann oder eine fitte IT, die Lastspitzen in allen Systemen aushält, sind ebenso für den Erfolg wichtig.

Was ist mit dem Thema Pricing? Muss man mit der Konkurrenz nicht mithalten?
Hipp: Ich glaube, in Preisdingen muss man den kühlen Kopf bewahren. Man darf sich von der Rabattschlacht um einen herum nicht zu sehr anstecken lassen. Wir beobachten natürlich täglich, was die Konkurrenz macht, aber grundsätzlich gilt schon die vorher festgelegte Strategie in Sachen Pricing. Und damit sind wir bisher ganz gut gefahren.