Mit fokussiertem Blick schauen Unternehmen nun auf etablierte Prozesse. Dazu gehört auch das Output-Management, also alles rund um den Versand von Briefen, Dokumenten und Unterlagen - Stichwort Digitalisierung.

Hier sind häufige Fragen, mit denen sich Verantwortliche in dem Kontext derzeit beschäftigen

Wie steuern wir flexibel den Postversand aus dem Home Office?

Eine virtuelle Poststelle oder "Hybridpost" ist die Lösung. Anstatt einen Druckauftrag im Büro auf einen lokalen Drucker zu schicken, wählt man über den Druckertreiber seinen Druckdienstleister aus. Wie gewohnt, klicken die Anwender auf "drucken" und lösen damit den Auftrag aus. 

Je nach Vertrag, druckt, kuvertiert und frankiert dieser Dienstleister dann die Briefe und veranlasst den Versand über die Deutsche Post. Alternativ werden die zu druckenden PDF-Dokumente in einen Zielordner abgelegt, wo sie mittels Software vom Dienstleister weiterverarbeitet werden. 

Maximale Benutzerfreundlichkeit und einfache Prozesse sind hier oberste Priorität, um langwierige Prozessänderungen und Trainings zu vermeiden.

Zusätzlich zum optimierten Prozess profitieren viele Unternehmen gleichzeitig von geringeren Portokosten, weil Druckdienstleister ab einer bestimmten Briefmenge einen Sonderrabatt bei der Deutschen Post erhalten.

Konkret heißt das: Mitarbeitende können von jedem Ort aus und zu jedem Zeitpunkt sicher und einfach vom Laptop aus Druckaufträge senden. Gleichzeitig können sie jederzeit nachvollziehen, was von wem und wann versendet wurde.

Der Begriff "Hybridpost" bringt es auf den Punkt: Es ist eine "Mischlösung" mit der die Anwender den sinnvollsten Prozess auswählen: Druckdienstleister oder interne Verarbeitung der Post. 

Wie maximieren wir den Datenschutz und erfüllen die Bestimmungen der DSGVO?

Die digitale Postbearbeitung mit einem sorgfältig ausgewählten Anbieter hat den Vorteil, dass dieser mit Technologien arbeitet, die bestmöglichen Datenschutz gewährleisten. 

Für DIE RADIOLOGIE war das ausschlaggebend beim Outsourcing ihres Postausgangs, da hoch-sensible Patientendaten involviert sind: "Der Datenschutz war für uns bei der Auswahl einer Lösung für den Postausgang das wichtigste Kriterium," sagt Carolin Stuber (Kaufmännische Leiterin, DIE RADIOLOGIE). 

Zwischen Kunde und Dienstleister hat Pitney Bowes einen Workflow erstellt, der im Zusammenspiel mit der ISO 9001-Zertifizierung die Datensicherheit und korrekte Verarbeitung jederzeit sicherstellt. Der Datentransfer erfolgt DSGVO-konform über eine direkte sichere Verbindung (sFTP). 

Wer eine interne Bearbeitung vorzieht, fährt mit einer sogenannten Closed-Loop-Lösung am besten. Dank einer solchen Lösung ist die DSGVO-konforme Postbearbeitung sicher und nachweisbar. Damit ist die lückenlose und korrekte Verarbeitung einer Sendung nachweisbar - bis zum fertigen Kuvert. 

Wie digitalisieren wir unseren Rechnungsversand mit Blick auf neue und anstehende Bestimmungen?

Schon heute müssen Unternehmen, die mit Behörden oder staatlichen Unternehmen wie der Deutschen Bahn arbeiten, ihre Rechnungen elektronisch übermitteln. Dabei sind bestimmte Daten-Formate vorgegeben. Es ist absehbar, dass immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen und damit die Geschäftspartner in Zugzwang kommen.

Entsprechend gibt es Unternehmen, die dafür ganzheitliche Lösungen bieten. Die durch die Software aufbereiteten Dokumente werden über einen Dienst in Form eines Druckertreibers sicher per sFTP versendet. Zwischengeschaltet ist dann der Dienstleister, der automatisiert im Hintergrund die Rechnungen ins hinterlegte, rechtsgültige Format konvertiert und dann an den Adressaten sendet. Der Zwischenschritt ist unsichtbar für den Rechnungsempfänger.

Fazit

Output-Management ist komplex. Es umfasst eine Serie von internen Prozessen, die ganzheitlich betrachtet werden müssen, um optimale Resultate zu erzielen. Der unvoreingenommene Experten-Blick von außen zahlt sich aus und stellt sicher, dass die Prozesse nahtlos ineinandergreifen. So entstehen keine Insellösungen.